Zur Akteneinsicht muss der aktuelle Eigentumsnachweis vorgelegt werden. Bei Akteneinsicht durch Dritte ist zusätzlich die Vollmacht des Eigentümers erforderlich.

Als Eigentumsnachweise gelten:

• Grundbuchauszug (nicht älter als 3 Monate)

• Notariell beglaubigter Kaufvertrag, wenn noch keine Umtragung im Grundbuch erfolgte

• Erbschein in Verbindung mit dem Grundbuch wenn noch keine Übertragung im Grundbuch erfolgte

 Folgende Vollmachten des Eigentümers werden anerkannt:

• Schriftliche formlose Vollmacht

• Maklervertrag

• Vertrag mit Planungsbüro

• Betreuerausweis 

Eine Akteneinsicht kann nicht durch Mitarbeiter:in der Stadt Soest durchgeführt werden, dieses muss persönlich durch den Antragsteller:in erfolgen.

Die Akten müssen zunächst aus dem Archiv beschafft und vorbereitet werden, zudem sind die Arbeitsplätze zur Akteneinsicht räumlich begrenzt. Eine Terminabsprache ist daher zwingend erforderlich.

Für anfallende Gebühren gemäß der Verwaltungsgebührensatzung verschickt die Stadt Soest einen Gebührenbescheid. Die Gebühren können nicht bar bezahlt werden. 

Die Hausakten können unter Umständen Daten enthalten, die nicht für einen Dritten zur Bekanntgabe geeignet sind. Es ist nicht möglich, Hausakten vor einem Termin durchzusehen um ggf. sensible Daten unkenntlich zu machen. Mit einer Vollmacht zur Akteneinsicht stimmt der Eigentümer der Bekanntgabe solcher Daten zu.

Durch Eingemeindungen und Gebietsreformen können Akten abhandengekommen sein. Weiterhin besteht für bestimmte Teile der Bauvorlagen keine unbegrenzte Aufbewahrungspflicht. Daher kann keine Gewähr für die Vollständigkeit des Archivs übernommen werden.