Das Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit sicher und digital Hinweise von Missständen und Verstößen, zu melden. Die Informationen werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien verwendet. Das Hinweisgebersystem dient dazu, Missstände, wie zum Beispiel Korruption, Betrug, Diskriminierung oder andere rechtswidrige Handlungen, aufzudecken und zu bekämpfen. Es ermöglicht den Hinweisgebenden, ihre Bedenken sicher und geschützt zu melden, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.

Mit dem Hinweisgebersystem können Mitarbeiter/-innen und Externe, die in einer vertraglichen oder sonstigen geschäftlichen Beziehung zur Stadtverwaltung Soest stehen, Verstöße vertraulich melden. Die Meldung kann per E-Mail oder Online-Formular erfolgen. Ein Vorfall kann gerne auch per Telefon oder auf Wunsch nach vorheriger Terminvereinbarung in einem persönlichen Gespräch gemeldet werden.

Zu den meldeberechtigten Personen gehören die Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung Soest, Lieferanten, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner. Der Begriff Mitarbeiter/-innen ist dabei weit auszulegen, sodass neben ehemaligen Mitarbeiter/-innen auch Bewerber/-innen hiervon erfasst sind.

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Vorfälle zu melden, die gegen geltende Gesetze oder interne Regeln der Stadtverwaltung verstoßen. Dies umfasst auch Interessenkonflikte, betrügerische Handlungen, Verletzungen von Informationssicherheits- oder Datenschutzbestimmungen sowie sozial oder ethisch inakzeptables Verhalten. Wenn Sie also Anzeichen dafür haben, dass Mitarbeiter/-innen nicht im Interesse der Stadtverwaltung handeln oder sich nicht korrekt verhalten, beispielsweise indem sie sich bestechen lassen, Gelder der Stadt verschwenden, ihre berufliche Position zum persönlichen Vorteil missbrauchen oder möglicherweise sogar strafbare Handlungen begehen, unterstützen Sie die Stadtverwaltung, indem Sie diesen Vorfall melden.

Für eine angemessene Bearbeitung und Untersuchung Ihrer Meldung ist es entscheidend, dass Sie diese so konkret wie möglich formulieren. Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus, wobei die Pflichtfelder mindestens ausgefüllt werden müssen. Zusätzlich ist es hilfreich, wenn Sie Ihren Namen und Kontaktdaten für mögliche Rückfragen angeben. Bitte berücksichtigen Sie, dass auch fachfremde Personen den Hinweis nachvollziehen können, wenn Sie ihn abgeben.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung annehmen oder glauben, dass der Inhalt Ihrer Meldung wahr ist. Es ist auch wichtig, dass Sie den Hinweis ohne missbräuchliche Absichten abgeben. Bekanntlich ist nicht jeder Hinweis begründet. Es besteht daher die Möglichkeit, dass eine spätere Untersuchung ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In einem solchen Fall müssen Sie keine negativen Konsequenzen befürchten, sofern Ihre Meldung gewissenhaft und nicht in rechtsmissbräuchlicher Absicht abgegeben wurde.

Wer das Hinweisgebersystem missbräuchlich für falsche Anschuldigungen Verunglimpfungen und Denunziationen nutzt, muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Hinweise können Sie aktuell per E-Mail an hinweisgeber@soest.de abgeben. Eine Abgabe eines Hinweises kann zudem telefonisch über 02921/103-9012 erfolgen. Wenn Sie den Hinweis gerne in einem vertraulichen, persönlichen Gespräch abgeben möchten, ist dies nach einer vorherigen Terminvereinbarung möglich.

Hinweise können über das Formular jederzeit gemeldet werden. Telefonisch oder persönlich ist eine Meldung in den regulären Dienstzeiten des Korruptionsschutzbeauftragten möglich. Die Bearbeitung der Anträge erfolgt ebenfalls während der regulären Dienstzeit.

Ihr Schutz als Hinweisgebende Person ist das oberste Ziel der internen Meldestelle. Zugriff auf die eingegangenen Meldungen und die darin enthaltenen Daten haben ausschließlich die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Personen. Ihre personenbezogenen Daten werden entsprechend der in Artikel 5 EU-Datenschutz-Grundverordnung normierten Grundsätze und der Vorgaben des § 10 HinSchG verarbeitet und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Das Hinweisgebersystem ist eine technische Umsetzung der Vorgaben aus der EU-Hinweisgeberrichtlinie (EU 2019/1937) und dem Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vom 12.05.2023, welche zum Schutz der Personen dienen, die Vorfälle melden. Das Gesetz sieht eine Einrichtungspflicht interner Hinweisgebersysteme für Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts vor, sofern bestimmte Schwellenwerte (Mitarbeiterzahlen) erreicht sind. Damit einher gehen hinreichend bestimmte Verfahrensvorgaben hinsichtlich einzuhaltender Fristen und rechtlichen Pflichten.

Nach Abgabe eines Hinweises erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Jeder gemeldete Hinweis auf einen Verstoß wird sorgfältig geprüft, und es wird konsequent allen Hinweisen nachgegangen. Hierbei wird das Prinzip des fairen Verfahrens angewendet. Gleichzeitig gilt für diejenigen, gegen die der Hinweis gerichtet ist, die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.

Das Bundesgesetz sieht eine Rückmeldung innerhalb einer dreimonatigen Frist an die hinweisgebende Person vor. Die Rückmeldung umfasst dabei geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen und eine Begründung.

Der/ Die Korruptionsschutzbeauftragte/r ist die von der Stadtverwaltung beauftragte Person und bearbeitet alle eingegangenen Hinweise. Diese/Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen und meldet sich bei Rückfragen oder sofern ein Bedarf an zusätzlichen Informationen besteht, bei Ihnen.

Ihre Meldung und die darin enthaltenen Daten können nur von dem Korruptionsschutzbeauftragten und dessen Stellvertretung eingesehen werden.