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Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Soest

1. Zugangseröffnung

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Soest für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.

2. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Soest bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

  • E-Mail
  • DE-Mail
  • Portal      "Rathaus online"

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Soest eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

2.1 Email

2.1.1 Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken.

Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.

 

2.1.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per Email

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden. Die Stadt Soest wird in Kürze ein Verschlüssellungsverfahren anbieten.

 

2.1.3 Schriftformersatz bei der elektronische Kommunaikation per Email

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/QES/FAQ/faq-node.html.


 2.1.4 Größenbeschränlung für Emails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird auf 10 Megabyte beschränkt.

 

2.1.5 Das Problem "Schadsoftware"

Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder  Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware  befallen wurde,  erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!

Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

2.2 De-Mail - vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation

Die Kommune XY ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikationauch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.[1] Die zentrale Eingangsadresse ist:

 post@soest.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

2.3 - Portal - Serviceportal der Stadt Soest "Rathaus online"

Über das Serviceportal der Stadt Soest "Rathaus online" ist derzeit noch keine sichere und verschlüsselte Kommunikation mit der Stadt Soest möglich.

2.4 Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.

Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden.

  • Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
  • RichTextFormat (.rtf)
  • Microsoft WORD (.doc und .docx) ohne Makros
  • Microsoft EXCEL (.xls und .xsls) ohne Makros
  • Text (.txt, .csv)
  • Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)

Weitere Dateiformate sowie die Nutzung von Dateitransfer- und Clouddiensten können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.

2.5 Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit oder Verarbeitbarkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer: 02921-103 6666.