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Wichtiger Hinweis zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Soest

Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW

Allgemeines

Die Stadt Soest bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach §3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Soest hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Dies ist bei der Stadt Soest derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes durch qualifizierte Signatur möglich. Wir bitten Sie, in diesen Fällen die Papierform mit Unterschrift (z.B. Brief) zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Soest ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.

Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

  • E-Mails können Sie an die E-Mail-Adresse post@soest.de oder direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie unter Rathaus -> Bürgerserive -> Ansprechpartner.
  • Die Stadt Soest nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

    • Textdateien (*.txt)
    • Rich Text Format (*.rtf)
    • Microsoft Word (*.doc)
    • Microsoft Excel (*.xls)
    • Portable Data File (*.pdf)
    • Bilddateien (*.jpg, *.gif, *.tif, *.bmp)

    Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.

    In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

    Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse –soweit möglich- zurückgeschickt.



  • E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen.
  • Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Soest nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
  • Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Soest nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen bis auf weiteres auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen.
  • Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, beachten Sie bitte, dass dies auf elektronischem Wege leider nicht möglich ist.
  • Die Stadt Soest bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.
  • Wird per E-Mail an die Stadt Soest herangetreten, geht die Stadt Soest davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  • Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr und der Verwendung von SPAM-Filtern kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Soest und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.